Bij een NEN 4400-inspectie trekt de inspecteur een steekproef uit je personeelsbestand en vraagt per persoon: is de identiteit vóór de eerste werkdag vastgesteld aan de hand van het originele document, en mag deze persoon in Nederland werken? Een verlopen verblijfsdocument of werkvergunning is niet alleen een afwijking, maar kan onder de Wet arbeid vreemdelingen een boete per arbeidskracht opleveren. Normy bewaakt de data: de geldigheid van het document, van de werkvergunning en van de A1-verklaring, met een herinnering vooraf. Bewust sober: geen BSN, geen documentnummer en geen kopie van het identiteitsbewijs. Die bewaar je in je loonadministratie, waar de wet ze vraagt.
Zo ziet het eruit
Dezelfde kolommen, statussen en waarschuwingen als in de app. Wat het register uitrekent, is gemarkeerd.
NormyIdentiteit en recht op arbeid- Arbeidskracht
- Uitzendkracht 1042
- Herkomst
- Nederland
- Soort document
- Identiteitskaart
- Origineel gecontroleerd op
- 05-12-2025
- Gecontroleerd door
- Sanne de Vries
- Document geldig tot
- 09-11-2030
- Werkvergunning
- Nee, vrij op de arbeidsmarkt
- Eerstvolgende actieuitgerekend door Normy
- 09-11-2030
Voorbeeldgegevens. Klik op een arbeidskracht om de velden te zien.
Wat het register voor je doet
- Rekent zelfEerstvolgende actie: dat vul je niet in, dat rekent het register uit volgens een vaste regel. Ook bij een voorstel van de AI rekent het register, niet de AI.
- Waarschuwt wat aandacht vraagtDe waarschuwing staat in rood onder de regel en wordt elke dag opnieuw uitgerekend. Met het filter Aandacht zie je alleen de arbeidskrachten waar je iets mee moet.
- Herinnert je op tijdOp het veld eerstvolgende actie krijg je vooraf en op de dag zelf een herinnering. In de lijst kleurt de datum amber binnen dertig dagen en rood als hij voorbij is.
- Van arbeidskracht naar actieMaak vanuit een arbeidskracht direct een actie. Titel en omschrijving neemt Normy over, jij kiest eigenaar en datum.
- Iedereen ziet zijn eigen werkZet een collega als gecontroleerd door op een arbeidskracht, en die ziet hem terug in Mijn werk, naast zijn acties en doelstellingen.
- Snel terugvindenZoek op elk woord in een arbeidskracht en filter op status, zodat je ook in een lang register meteen ziet wat openstaat.
- Jij bepaalt wie wat magMet profielen stel je per register in wie mag lezen en wie mag bewerken. Wie alleen mag lezen, ziet het register zonder knoppen om iets te wijzigen.
- AfgeschermdDit register gaat over personen. Alleen beheerders en collega's met het juiste profiel kunnen het lezen; dat dwingt de database af, niet alleen het menu.
Herinnering vóór het verloopt
De eerstvolgende datum die verloopt, document, vergunning of A1, stuurt de herinnering. Een verlopen vergunning staat rood in de lijst.
Sober met persoonsgegevens
Geen BSN, geen documentnummer en geen kopie van het ID in Normy. Het register legt vast dat en wanneer is gecontroleerd, niet het document zelf.
Alleen voor wie het mag zien
Het register is vertrouwelijk: alleen beheerders en medewerkers met een profiel dat dit register bevat kunnen het openen, ook op databaseniveau.
Klaar voor de steekproef
Filter op herkomst of op aandacht en laat per arbeidskracht zien wanneer en door wie de controle is gedaan.
Wat leg je vast in het register identiteit en recht op arbeid?
- Arbeidskracht
- Herkomst
- Soort document
- Origineel gecontroleerd op
- Gecontroleerd door
- Document geldig tot
- Werkvergunning
- Soort vergunning
- Vergunning geldig tot
- A1-verklaring geldig tot
- Eerstvolgende actie
- Waarschuwing
- Opmerking
Zo werkt het
- 1
Het register staat klaar
Zodra je met NEN 4400-1 werkt, staat Identiteit en recht op arbeid in je menu, met de velden en statussen die de norm vraagt.
- 2
Leg je eerste arbeidskrachten vast
Vul in wat je weet. Verplicht is alleen wat de regel herkenbaar maakt; de rest vul je later aan.
- 3
Laat het register rekenen
Terwijl je invult, rekent het register mee en waarschuwt het als iets niet klopt of over datum is.
- 4
Houd het bij
De lijst en je herinneringen laten zien wat aandacht vraagt. Bij de audit staat je bewijs op één plek, naast je andere registers.
Eén schakel in het geheel
Dit register staat niet los. Voor uitzenden (NEN 4400, VCU, PSO) werkt het samen met deze registers en onderdelen, naast wat elk managementsysteem al heeft.
Do
- Identiteit en recht op arbeid · deze pagina
Veelgestelde vragen
Jawel, de wet vraagt een kopie in je loonadministratie. Daar hoort hij ook te blijven. In Normy leg je vast dat de controle is gedaan, door wie en tot wanneer het document geldt, zodat je de opvolging bewaakt zonder het document op een tweede plek op te slaan.
Een paspoort, een identiteitskaart of een verblijfsdocument, en altijd het origineel. Een rijbewijs is voor deze controle niet geldig.
Voor arbeidskrachten van buiten de EER en Zwitserland, tenzij het verblijfsdocument de aantekening draagt dat arbeid vrij is toegestaan. Leg de soort vergunning en de geldigheid vast; Normy waarschuwt als die ontbreekt of verloopt.
Alleen beheerders, managers en medewerkers met een profiel waarin dit register staat. Dat is ook op databaseniveau afgedwongen, niet alleen in het menu.
In de EU, per organisatie afgeschermd.
Voor deze normen
Dit register is er één van vele. Bekijk alle registers per norm →
Plan een kennismaking
Liever even samen kijken?
Laat je gegevens achter, dan hoor je dezelfde werkdag van ons. In twintig minuten laten we zien wat Normy doet voor jouw norm, en bespreken we waar je nu staat. Geen verkooppraatje, en je hoeft niets voor te bereiden.
Reactie
Dezelfde werkdag, met een paar tijdstippen
Liever zelf kijken? Maak alvast een gratis account en laat je eerste hoofdstuk kosteloos beoordelen.