Algemene voorwaarden

In deze voorwaarden betekent:

• Normy / wij / ons: omCode B.V., handelend onder de naam Normy, gevestigd aan Hulsbekenkamp 4, 7576 GA Oldenzaal, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42135855, btw-nummer NL869881371B01, aanbieder van de Dienst. Normy is een handelsnaam van omCode B.V.; waar in deze voorwaarden “Normy” staat, wordt omCode B.V. bedoeld.
• Klant / je / jij: de organisatie (rechtspersoon of zelfstandige in beroep of bedrijf) die met ons een Overeenkomst aangaat of de Dienst gebruikt. Deze voorwaarden zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik; ze richten zich niet op consumenten.
• Gebruiker: een natuurlijke persoon die namens of onder verantwoordelijkheid van de Klant toegang heeft tot de Dienst.
• Dienst:het Normy-platform voor AI-ondersteunde documentbeoordeling en audits tegen normen, inclusief de bijbehorende software, website, API's, documentatie en ondersteuning.
• Overeenkomst: het geheel van afspraken tussen Normy en de Klant over het gebruik van de Dienst, waarvan deze voorwaarden onderdeel uitmaken, samen met eventuele bestelformulieren, offertes of online aanmeldingen.
• Credits: vooraf aangeschaft tegoed waarmee de Klant beoordelingen of andere betaalde functies ontgrendelt.
• Klantcontent: alle documenten, gegevens, bestanden en informatie die de Klant of zijn Gebruikers in de Dienst invoeren, uploaden of laten verwerken.
• AI-resultaten: de door de Dienst met behulp van kunstmatige intelligentie gegenereerde beoordelingen, scores, samenvattingen, bevindingen en suggesties.
• Verwerkersovereenkomst: de tussen partijen geldende overeenkomst over de verwerking van persoonsgegevens, zoals bedoeld in de AVG.

2.1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op elke aanbieding, Overeenkomst en levering van de Dienst door Normy aan de Klant.

2.2. Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen en zijn niet van toepassing, tenzij Normy de toepasselijkheid daarvan schriftelijk heeft aanvaard.

2.3. Afwijkingen van of aanvullingen op deze voorwaarden gelden uitsluitend wanneer ze schriftelijk zijn overeengekomen. Bij strijdigheid tussen documenten geldt de volgende rangorde: (1) een ondertekend bestelformulier of maatwerkovereenkomst, (2) de Verwerkersovereenkomst, (3) deze voorwaarden, (4) overige documentatie.

2.4. Als een bepaling nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen vervangen de getroffen bepaling door een geldige bepaling die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

3.1. De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant zich online registreert en deze voorwaarden aanvaardt, een bestelformulier ondertekent, of feitelijk gebruik begint te maken van de Dienst, wat zich het eerst voordoet.

3.2. Aanbiedingen en offertes van Normy zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen, tenzij anders vermeld.

3.3. Degene die namens de Klant de Overeenkomst aangaat, verklaart daartoe bevoegd te zijn en de Klant te kunnen binden.

4.1. Normy ondersteunt de Klant bij het toetsen van zijn managementsysteem en documenten tegen normen met behulp van AI. We spannen ons naar beste vermogen in om de Dienst beschikbaar en bruikbaar te houden.

4.2. De Dienst wordt geleverd “as is” en “as available”. We garanderen geen ononderbroken of foutloze beschikbaarheid, tenzij in een afzonderlijke service level agreement (SLA) anders is overeengekomen (zie artikel 5).

4.3. Normy mag de Dienst voortdurend (door)ontwikkelen, verbeteren en wijzigen. We mogen functies toevoegen, aanpassen of verwijderen. Bij wijzigingen die de kernfunctionaliteit wezenlijk en nadelig beïnvloeden, informeren we de Klant vooraf binnen een redelijke termijn.

4.4. De Dienst kan gebruikmaken van diensten van derden (zoals hosting-, betaal- en AI-leveranciers). Op het gebruik van die onderliggende diensten kunnen aanvullende voorwaarden van die derden van toepassing zijn.

5.1. Beschikbaarheid. Normy streeft naar een hoge beschikbaarheid van de Dienst. Een eventueel gegarandeerd beschikbaarheidspercentage en de bijbehorende meetwijze en compensatie worden uitsluitend vastgelegd in een afzonderlijke SLA. Zonder SLA gelden geen kwantitatieve beschikbaarheidsgaranties.

5.2. Onderhoud. We mogen de Dienst tijdelijk geheel of gedeeltelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud, updates of beveiliging. Gepland onderhoud kondigen we waar mogelijk vooraf aan en plannen we zoveel mogelijk buiten kantooruren. Spoedonderhoud kan zonder voorafgaande aankondiging plaatsvinden.

5.3. Support. Tenzij anders overeengekomen biedt Normy support per e-mail op support@normy.nl tijdens reguliere kantooruren (ma–vr 9:00–17:00 CET, exclusief Nederlandse feestdagen). We streven naar een eerste reactie binnen twee werkdagen. Support omvat hulp bij vragen, storingen en gebruik; het omvat geen inhoudelijk audit-, certificerings- of normadvies.

5.4. Wijzigingen in afhankelijkheden. Normy is niet verantwoordelijk voor onbeschikbaarheid die wordt veroorzaakt door storingen of wijzigingen bij toeleveranciers, internetverbindingen of de eigen infrastructuur van de Klant.

6.1. Om de Dienst te gebruiken maakt de Klant een account aan. De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de opgegeven gegevens en houdt deze actueel.

6.2. De Klant is verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van inloggegevens en voor al het gebruik dat via zijn account en dat van zijn Gebruikers plaatsvindt. De Klant staat ervoor in dat alle Gebruikers deze voorwaarden naleven.

6.3. De Klant meldt vermoed misbruik, verlies van inloggegevens of ongeautoriseerde toegang onverwijld bij Normy.

6.4. Normy mag redelijke beveiligingseisen stellen, zoals sterke wachtwoorden of meervoudige authenticatie, en mag toegang weigeren of beperken als die eisen niet worden nageleefd.

6.5. Accounts en de daaraan verbonden rechten zijn niet overdraagbaar zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Normy.

7.1. Credits. Bepaalde functies vereisen Credits. Credits worden vooraf aangeschaft en bij gebruik van de betreffende functie verbruikt. Credits vertegenwoordigen geen geld, leveren geen rente op en zijn niet inwisselbaar voor contanten.

7.2. Geldigheid. Credits zijn geldig gedurende 12 maanden na aanschaf, tenzij anders vermeld. Na het verstrijken van de geldigheidsduur kunnen ongebruikte Credits vervallen.

7.3. Prijzen. Prijzen staan op de prijzenpagina en zijn in euro's, exclusief btw en andere heffingen, tenzij anders vermeld. Normy mag prijzen wijzigen; gewijzigde prijzen gelden voor nieuwe aankopen en, na voorafgaande aankondiging met inachtneming van artikel 17, voor doorlopende abonnementen vanaf de eerstvolgende verlengperiode.

7.4. Betaling. Betalingen verlopen via onze betaaldienstverlener (Stripe). De Klant gaat ermee akkoord dat de toepasselijke voorwaarden van die betaaldienstverlener gelden voor de afhandeling van betalingen. Bij abonnementen machtigt de Klant ons om het verschuldigde bedrag periodiek te incasseren.

7.5. Te late betaling. Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim. Normy mag de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten in rekening brengen en de toegang tot de Dienst opschorten tot volledige betaling heeft plaatsgevonden.

7.6. Restitutie. Verbruikte Credits en betaalde bedragen zijn niet restitueerbaar, behalve waar de wet dit dwingend voorschrijft of bij een aantoonbare, aan Normy toe te rekenen storing waardoor een beoordeling niet kon worden geleverd.

7.7. Belastingen. De Klant is verantwoordelijk voor alle belastingen die op het gebruik van toepassing zijn, met uitzondering van belastingen over de winst van Normy.

8.1. De Klant gebruikt de Dienst niet om:

• onrechtmatige, inbreukmakende, lasterlijke of schadelijke inhoud te verwerken;
• gegevens te uploaden waarvoor de Klant geen rechten, toestemming of geldige grondslag heeft;
• de Dienst, de beveiliging, de infrastructuur of andere gebruikers te schaden, te belasten of te misbruiken (waaronder hacking, scraping buiten de daarvoor bedoelde API's, of overmatige geautomatiseerde belasting);
• de Dienst te gebruiken in strijd met toepasselijke wet- en regelgeving of de rechten van derden;
• de Dienst te reverse-engineeren, te kopiëren, te ontleden of er afgeleide werken van te maken, behalve voor zover dwingend recht dit toestaat;
• de Dienst beschikbaar te stellen aan derden buiten de eigen organisatie, of door te verkopen, te verhuren of als dienstenbureau aan te bieden zonder schriftelijke toestemming.

8.2. Fair use. Het gebruik van de Dienst moet redelijk zijn en in verhouding staan tot het overeengekomen abonnement of de aangeschafte Credits. Bij onevenredig of oneigenlijk gebruik mag Normy in overleg redelijke beperkingen stellen.

8.3. Opschorting. Normy mag toegang met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk opschorten bij (vermoed) misbruik, een beveiligingsrisico, een wettelijke verplichting of niet-betaling. We informeren de Klant zo mogelijk vooraf en heffen de opschorting op zodra de reden is weggenomen.

9.1. De AI-resultaten van Normy worden door kunstmatige intelligentie gegenereerd en zijn uitsluitend ter indicatie en ondersteuning.

9.2. AI-resultaten vormen geen audit-, certificerings-, of juridisch advies en garanderen geen certificaat, conformiteit of bepaalde uitkomst. AI kan onjuiste, onvolledige of misleidende uitkomsten geven (“hallucinaties”).

9.3. Een gekwalificeerde auditor, adviseur of de Klant zelf blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de controle, interpretatie, validatie en uiteindelijke besluitvorming. De Klant gebruikt AI-resultaten niet als enige basis voor beslissingen met juridische, financiële of veiligheidsgevolgen.

9.4. De Klant is verantwoordelijk voor de Klantcontent die hij invoert en voor de geschiktheid van de Dienst voor zijn specifieke doel.

9.5. Door de Dienst gegenereerde synthetische audio en geëxporteerde bestanden bevatten een machine-leesbare markering die aangeeft dat de inhoud met AI is gegenereerd. Zie de AI-transparantieverklaring voor de werkwijze en reikwijdte.

10.1. De Dienst, de onderliggende software, modellen, documentatie, huisstijl en alle daaraan verbonden intellectuele-eigendomsrechten blijven exclusief eigendom van Normy of haar licentiegevers. De Klant verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de Overeenkomst.

10.2. Klantcontent en de daaraan verbonden rechten blijven van de Klant. De Klant verleent Normy een niet-exclusief recht om Klantcontent te verwerken, op te slaan en weer te geven voor zover nodig om de Dienst te leveren, te onderhouden en te beveiligen.

10.3. Feedback. Als de Klant suggesties, ideeën of verbeterpunten deelt, mag Normy deze zonder beperking of vergoeding gebruiken voor de verbetering van de Dienst.

10.4. Geaggregeerde gegevens. Normy mag geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens die niet tot de Klant of een persoon herleidbaar zijn, gebruiken voor analyse, verbetering en ontwikkeling van de Dienst.

11.1. Voor zover Normy bij de uitvoering van de Dienst persoonsgegevens verwerkt namens de Klant, treedt Normy op als verwerker en de Klant als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Op die verwerking zijn de privacyverklaring en de Verwerkersovereenkomst van toepassing, die onderdeel uitmaken van de Overeenkomst.

11.2. Normy treft passende technische en organisatorische maatregelen om Klantcontent en persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking.

11.3. Normy kan voor de uitvoering van de Dienst subverwerkers inschakelen (zoals hosting- en AI-leveranciers). De geldende lijst van subverwerkers en de afspraken daarover staan in de Verwerkersovereenkomst.

11.4. Datalekken. Normy informeert de Klant zonder onredelijke vertraging over een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de Klant raakt, conform de Verwerkersovereenkomst.

11.5. De Klant staat ervoor in dat hij gerechtigd is de Klantcontent (inclusief eventuele persoonsgegevens) in de Dienst te verwerken en dat hij over de daarvoor benodigde grondslagen en toestemmingen beschikt.

12.1. Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij van elkaar ontvangen vertrouwelijk en gebruiken deze alleen voor de uitvoering van de Overeenkomst.

12.2. Als vertrouwelijk geldt alle informatie die als zodanig is aangemerkt of waarvan het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs duidelijk is, waaronder Klantcontent, prijzen, niet-openbare technische en bedrijfsinformatie.

12.3. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die openbaar is, rechtmatig zonder geheimhouding is verkregen, of op grond van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel moet worden verstrekt.

12.4. Deze verplichting blijft van kracht gedurende de Overeenkomst en drie jaar na beëindiging daarvan.

13.1. Voor zover wettelijk toegestaan is de totale aansprakelijkheid van Normy beperkt tot de vergoeding van directe schade, tot maximaal het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de Dienst heeft betaald (exclusief btw).

13.2. Normy is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van gegevens, en schade door beslissingen die de Klant neemt op basis van AI-resultaten of het uitblijven van een certificaat of conformiteit.

13.3. De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Normy, of in andere gevallen waarin beperking van aansprakelijkheid wettelijk niet is toegestaan.

13.4. Een voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is dat de Klant de schade zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 dagen na ontdekking, schriftelijk bij Normy meldt.

13.5. Vrijwaring. De Klant vrijwaart Normy tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit of verband houden met de Klantcontent, het gebruik van de Dienst door de Klant of zijn Gebruikers, of een schending van deze voorwaarden of toepasselijke wetgeving door de Klant.

14.1. Geen van partijen is gehouden tot nakoming van een verplichting als zij daartoe verhinderd is door overmacht.

14.2. Onder overmacht wordt mede verstaan: storingen of uitval van internet, telecommunicatie of energie, cyberaanvallen, storingen bij toeleveranciers of hostingpartijen, overheidsmaatregelen, pandemieën, natuurrampen, staking en andere omstandigheden buiten de redelijke controle van de getroffen partij.

14.3. Duurt een overmachtssituatie langer dan 60 dagen, dan mag elk van partijen de Overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn.

15.1. De Overeenkomst geldt voor de overeengekomen periode. Een abonnement wordt na afloop telkens stilzwijgend verlengd met eenzelfde periode, tenzij het uiterlijk één maand voor het einde van de lopende periode wordt opgezegd, met inachtneming van dwingendrechtelijke opzegregels.

15.2. De Klant kan het gebruik op elk moment stoppen en zijn account laten verwijderen via Instellingen. Stopzetting laat reeds verschuldigde betalingen onverlet en geeft geen recht op restitutie van vooruitbetaalde bedragen of verbruikte Credits, behoudens artikel 7.6.

15.3. Elk van partijen mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk beëindigen als de andere partij wezenlijk tekortschiet en dit, voor zover herstel mogelijk is, niet binnen 14 dagen na ingebrekestelling herstelt, of bij faillissement, surseance of staking van de onderneming van de andere partij.

15.4. Verplichtingen die naar hun aard bedoeld zijn om na beëindiging voort te duren, waaronder geheimhouding, aansprakelijkheid, intellectueel eigendom en toepasselijk recht, blijven van kracht.

16.1. Na beëindiging vervalt het gebruiksrecht en wordt de toegang tot de Dienst beëindigd.

16.2. Exportperiode. Gedurende 30 dagen na beëindiging stelt Normy de Klant in de gelegenheid zijn Klantcontent te exporteren in een gangbaar formaat, tenzij dit wettelijk niet is toegestaan.

16.3. Na afloop van de exportperiode verwijdert of anonimiseert Normy de Klantcontent en persoonsgegevens conform de privacyverklaring en de Verwerkersovereenkomst, behoudens gegevens die we op grond van een wettelijke plicht moeten bewaren.

17.1. Normy mag deze voorwaarden wijzigen. De meest recente versie staat altijd op de website met vermelding van versienummer en datum.

17.2. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we de Klant vooraf binnen een redelijke termijn, bijvoorbeeld per e-mail of via een melding in de Dienst.

17.3. Blijft de Klant de Dienst na de ingangsdatum van de wijziging gebruiken, dan geldt dat als aanvaarding. Is de Klant het niet eens met een wezenlijke wijziging, dan mag hij de Overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.

18.1. Overdracht. De Klant mag rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming overdragen. Normy mag de Overeenkomst overdragen in het kader van een fusie, overname of reorganisatie en informeert de Klant daarover.

18.2. Referentie. Normy mag de naam en het logo van de Klant uitsluitend met voorafgaande toestemming als referentie gebruiken.

18.3. Kennisgevingen. Mededelingen geschieden schriftelijk, waaronder per e-mail naar de bij elke partij bekende contactgegevens.

18.4. Volledige overeenkomst. De Overeenkomst vormt de volledige afspraak tussen partijen over het onderwerp en vervangt eerdere afspraken daarover.

19.1. Op deze voorwaarden en de Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

19.2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Overijssel (zittingsplaats Almelo), tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst. Partijen spannen zich in om een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.

19.3. Vragen over deze voorwaarden? Mail support@normy.nl.