Een HKZ-auditor vraagt of iedereen die met cliënten werkt daarvoor bevoegd is: een geldige VOG (Wkkgz art. 4) en, waar de functie het vraagt, een actuele BIG-, SKJ- of kwaliteitsregistratie. Een BIG-registratie verloopt na vijf jaar; voor de VOG kiest je eigen beleid een herhaaltermijn. In de praktijk zit die informatie verspreid over personeelsdossiers, en merk je pas bij de audit dat er iets verlopen is. Normy legt per medewerker vast wat er is afgegeven en tot wanneer het geldt, rekent de vervaldatum uit en herinnert vooraf. Bewust sober: geen VOG-nummer en geen kopie van de verklaring. Die bewaar je in het personeelsdossier.
Zo ziet het eruit
Dezelfde kolommen, statussen en waarschuwingen als in de app. Wat het register uitrekent, is gemarkeerd.
NormyRegistraties en VOG- Medewerker
- Sanne de Vries
- Soort
- VOG
- Functie
- Begeleider
- Screeningsprofiel VOG
- Gezondheidszorg en welzijn van mens en dier
- Afgegeven op
- 31-10-2024
- Herhaaltermijn
- Elke 3 jaar
- Verloopt opuitgerekend door Normy
- 31-10-2027
- Gecontroleerd door
- Joris Bakker
Voorbeeldgegevens. Klik op een registratie om de velden te zien.
Wat het register voor je doet
- Rekent zelfVerloopt op: dat vul je niet in, dat rekent het register uit volgens een vaste regel. Ook bij een voorstel van de AI rekent het register, niet de AI.
- Waarschuwt wat aandacht vraagtDe waarschuwing staat in rood onder de regel en wordt elke dag opnieuw uitgerekend. Met het filter Aandacht zie je alleen de registraties waar je iets mee moet.
- Herinnert je op tijdOp het veld verloopt op krijg je vooraf en op de dag zelf een herinnering. In de lijst kleurt de datum amber binnen dertig dagen en rood als hij voorbij is.
- Van registratie naar actieMaak vanuit een registratie direct een actie. Titel en omschrijving neemt Normy over, jij kiest eigenaar en datum.
- Iedereen ziet zijn eigen werkZet een collega als medewerker op een registratie, en die ziet hem terug in Mijn werk, naast zijn acties en doelstellingen.
- Snel terugvindenZoek op elk woord in een registratie en filter op status, zodat je ook in een lang register meteen ziet wat openstaat.
- Jij bepaalt wie wat magMet profielen stel je per register in wie mag lezen en wie mag bewerken. Wie alleen mag lezen, ziet het register zonder knoppen om iets te wijzigen.
- AfgeschermdDit register gaat over personen. Alleen beheerders en collega's met het juiste profiel kunnen het lezen; dat dwingt de database af, niet alleen het menu.
Vervaldatum rekent zelf
De einddatum op het document, of anders de afgifte plus je herhaaltermijn. Daarop krijg je vooraf een herinnering en kleurt de regel in de lijst.
Sober met persoonsgegevens
Geen VOG-nummer, geen screeningsuitslag en geen kopie in Normy. Het register legt vast dat en wanneer, niet het document zelf.
Alleen voor wie het mag zien
Het register is vertrouwelijk: alleen beheerders en medewerkers met een profiel dat dit register bevat kunnen het openen, ook op databaseniveau. Een medewerker ziet zijn eigen registraties in Mijn werk.
Klaar voor de steekproef
Filter op soort of op aandacht en laat per medewerker zien wat er is afgegeven, door wie het is gecontroleerd en tot wanneer het geldt.
Wat leg je vast in het register registraties en VOG?
- Medewerker
- Soort
- Functie
- Screeningsprofiel VOG
- Afgegeven op
- Herhaaltermijn
- Geldig tot (indien op het document)
- Verloopt op
- Gecontroleerd door
- Waarschuwing
- Opmerking
Zo werkt het
- 1
Het register staat klaar
Zodra je met HKZ werkt, staat Registraties en VOG in je menu, met de velden en statussen die de norm vraagt.
- 2
Leg je eerste registraties vast
Vul in wat je weet. Verplicht is alleen wat de regel herkenbaar maakt; de rest vul je later aan.
- 3
Laat het register rekenen
Terwijl je invult, rekent het register mee en waarschuwt het als iets niet klopt of over datum is.
- 4
Houd het bij
De lijst en je herinneringen laten zien wat aandacht vraagt. Bij de audit staat je bewijs op één plek, naast je andere registers.
Eén schakel in het geheel
Dit register staat niet los. Voor de zorg (HKZ, NEN 7510, ISO 27001) werkt het samen met deze registers en onderdelen, naast wat elk managementsysteem al heeft.
Do
- Continuïteitsplan →
- Registraties en VOG · deze pagina
- Autorisatiematrix →
- Bewaartermijnen →
- Beveiligingsincidenten →
- Verwerkingsregister →
- Datalekken →
Veelgestelde vragen
Jawel, de verklaring hoort in het personeelsdossier. In Normy leg je vast dat hij er is, wanneer hij is afgegeven en wanneer je hem wilt vernieuwen, zodat je de opvolging bewaakt zonder het document op een tweede plek op te slaan.
De wet schrijft voor de zorg geen herhaling voor, behalve bij een nieuwe functie. Veel zorgorganisaties vernieuwen elke drie tot vijf jaar en HKZ vraagt dat je daar beleid op hebt. Kies de termijn in het register; Normy rekent de datum uit.
De BIG-registratie (vijf jaar geldig), de SKJ-registratie voor jeugdprofessionals, het Kwaliteitsregister V&V, Registerplein en andere registraties die je functies vragen. Per medewerker één regel per registratie.
Alleen beheerders, managers en medewerkers met een profiel waarin dit register staat, plus de medewerker zelf voor zijn eigen regels. Dat is op databaseniveau afgedwongen.
In de EU, per organisatie afgeschermd.
Voor deze normen
Dit register is er één van vele. Bekijk alle registers per norm →
Plan een kennismaking
Liever even samen kijken?
Laat je gegevens achter, dan hoor je dezelfde werkdag van ons. In twintig minuten laten we zien wat Normy doet voor jouw norm, en bespreken we waar je nu staat. Geen verkooppraatje, en je hoeft niets voor te bereiden.
Reactie
Dezelfde werkdag, met een paar tijdstippen
Liever zelf kijken? Maak alvast een gratis account en laat je eerste hoofdstuk kosteloos beoordelen.